Organizar eventos nem sempre é uma tarefa simples e fácil, especialmente se o congresso for de grandes proporções. Assim, é necessário tomar cuidado em diversas atitudes tomadas ao longo do planejamento do evento, como por exemplo cuidados com custos, com fornecedores (verificar sua credibilidade e confiança), divulgação, dentre outros.
Pensando nisso preparamos uma lista com três erros comuns que devem ser evitados, a todo custo, para garantir o sucesso de seu evento e evitar que manobras, de última hora, tenham de ser executadas. Aí vão eles:
Divulgação incorreta e sem objetivo
Talvez o principal pilar do sucesso de diversos eventos, uma divulgação ineficiente e incorreta pode custar muito caro na realização de seu evento. O primeiro passo é mapear seu público alvo e endereçá-lo através dos meios de comunicação corretos.
Seu público se faz mais presente em redes sociais ou em rádios de comunicação? É melhor investir em folders e banners, ou em campanhas de anúncios pagos? Perguntas como essas são indispensáveis de ser respondidas para uma estratégia de marketing eficaz.
Além disso é importante notar que aprendizados novos são sempre bem-vindos, e quebrar barreiras através da aceitação do uso de novas tecnologias é imprescindível. Muitas agências digitais podem te auxiliar nesse processo, dando opiniões, consultorias e auxiliar diretamente no seu objetivo.
Quanto mais cabeças pensando, erros simples são mais facilmente vistos e as chances de acerto também aumentam.
Não uso de plataformas de gerenciamento de eventos
A organização de um evento, mesmo que simples, pede naturalmente um planejamento e organização de diversas tarefas, como por exemplo: gerenciamento da listagem de pessoas inscritas, administração das receitas advindas de inscrições, divulgação de conteúdo online, uma página para que pessoas possam consultar informações básicas do evento, obtenção de informações dos participantes para determinadas ações ao longo do evento, envio de e-mails e mensagens para informar a todos de algum imprevisto ou novidade e muito mais.
Atualmente existem muitas plataformas que contam com todos esses benefícios, por custos muito baixos e que compensam, e muito, os benefícios obtidos com a organização e facilidade do gerenciamento de informações.
O não uso de uma plataforma assim, nos dias atuais, pode ser um erro grave, dada a quantidade de informações que podem ser canalizadas em uma única ferramenta, proporcionando a você, organizador de evento, a liberdade de se preocupar com questões que realmente importam e impulsionam a venda de seus ingressos.
Falta de planejamento organizacional
Sem planejamento, sem evento. Para que você tenha um evento de sucesso, é necessário organização em primeiro lugar. Precisa-se levantar as necessidades de infraestrutura da ocasião, averiguar a lista de fornecedores necessários (e sua credibilidade) para os produtos que precisarão ser comprados, analisar aspectos de divulgação, separar a equipe organizadora em comissões para assuntos determinados e inerentes ao evento, e etc.
Além disso é importante destacar que as pessoas que estão trabalhando precisam estar comprometida com as suas tarefas, especialmente em caso de imprevistos. Todos precisam cumprir com os devidos prazos, contar com planos B para eventuais imprevistos e trabalhar em conjunto, sempre informando aos demais de seu time das dificuldades correntes e das metas que já foram atingidas.
Estes são alguns dos principais erros, mas é claro que existem muitos outros. Fique atento à cada passo dado pela sua equipe, acompanhe os resultados e esteja sempre munido de estratégias alternativas para tudo aquilo que for crucial ao seu evento. Quanto mais você se antecipar aos possíveis erros e imprevistos, menor são as chances de seu evento dar errado ;).