É fato que organizar um evento é uma tarefa desafiadora, afinal, o processo de produção demanda um bom planejamento para que todas as etapas do projeto saiam como o planejado. É por isso que o sucesso do show, festa ou congresso, dependem exclusivamente de um bom briefing de eventos para que erros não sejam cometidos.
Neste artigo, vamos abordar os 3 erros mais comuns que devem ser evitados na hora de organizar um evento.
Confira!
1. Não definir um objetivo claro para o evento
Um dos principais erros cometidos na organização do evento é não ter um objetivo claro e mensurável em mente. Afinal, é a partir desse propósito que o organizador consegue definir se o projeto tem como característica informar, entreter, educar ou comemorar algo, definindo um planejamento alinhado com esse objetivo. Isso inclui a escolha do local, a decoração, o cardápio, o público-alvo e a programação do evento.
Para evitar esse erro, é importante definir os elementos-chave do projeto, como “qual o estilo do evento”, “qual o objetivo dele”, “quem é o público alvo” e “o que é necessário para atingir esse objetivo”. Isso auxiliará o organizador a guiar todas as suas decisões durante o planejamento do projeto.
2. Não conhecer o público-alvo
O sucesso de todo e qualquer evento é definido pela superação de expectativa do público-alvo, por isso, a necessidade de conhecê-lo. Para isso, é necessário que o organizador do evento faça um mapeamento das possíveis pessoas interessadas no projeto, para que ele possa fazer um melhor direcionamento de como o evento será feito.
Sugerimos, assim, que o organizador, junto às outras partes envolvidas no projeto, identifiquem as características demográficas do público como idade, gênero, localização, entre outros fatores decisivos. Além de considerar os seus interesses, comportamentos e hábitos.
3. Não contratar profissionais qualificados
Outro erro comum é tentar fazer tudo sozinho ou contratar pessoas desqualificadas para as funções do evento. Isso pode comprometer a qualidade do projeto e causa problemas que poderiam ter sido evitados.
Por exemplo, contratar um DJ amador pode resultar em falhas técnicas durante o evento e deixar as pessoas desconfortáveis. Por isso, a necessidade de contratar profissionais qualificados para a garantia de que tudo seja feito com excelência.
4. Não considerar o orçamento disponível
Outra coisa a ser evitada é a falta de consideração com o orçamento disponível para o início do planejamento do projeto. Isso pode levar o evento a gastos excessivos, falta de dinheiro para itens importantes e até mesmo à necessidade de cancelar o evento.
Portanto, antes de começar a planejar, defina um orçamentamento realista e faça uma lista de todas as despesas previstas. Sugerimos, também, que você considere todas as opções de produtos disponíveis e escolha somente àqueles que atendem as necessidades do evento.
5. Não escolher uma ticketeira boa para a venda de ingressos
A escolha de um bom software para a intermediação de organização e venda de ingressos é crucial para o evento dar certo. Afinal, escolher um ticketeira não profissional e de baixa qualidade pode levar a problemas como falhas no sistema de vendas, dificuldade de acesso dos ingressos pelos clientes, atrasos na entrada do público e até mesmo fraude.
Assim, ao escolher uma plataforma para a venda de ingressos, considere fatores como:
- experiência;
- suporte técnico;
- facilidade de uso;
- e taxas cobradas.
É importante considerar, também, que a ticketeira escolhida ofereça diversas opções de pagamento convenientes e seguras, como boleto bancário, cartão de crédito e pix. Isso facilitará a compra de ingressos pelos convidados, os deixando mais satisfeitos com o seu evento.
Para te auxiliar nessa etapa do planejamento, a Eventiza, plataforma de intermediação de organização e venda de ingressos, oferece ferramentas de gerenciamento, aplicativos para os organizadores e participantes do evento, relatórios de pedidos em tempo real e diversas outras funções para que o seu show, festa ou congresso sejam bem-sucedidos.
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