Um dos principais cuidados a ser tomado na realização de evento diz respeito ao planejamento financeiro do mesmo. Os produtos que serão necessários, a infraestrutura do local, materiais de divulgação e muitas outras coisas fazem parte do orçamento de seu evento, e precisam estar planejados de acordo com sua disposição de gastos.
Assim, um orçamento se faz necessário, e quanto mais detalhado ele for, melhor! O primeiro passo é ter uma noção inicial do quanto você pode despender em custos, de acordo com o tamanho do evento planejado.
Para isso, você precisará mapear a quantidade de participantes esperada, produtos por participante que serão comprados (comida, brindes, bebidas e etc), locação de ambiente e etc. Em suma, uma previsão de custos que pode variar em algum percentual tanto para mais, quanto para menos.
Após isso, é necessário destinar verba à gastos secundários, e que podem variar de evento para evento. É um evento fechado, ou aberto ao público? Portanto, quanto será gasto com divulgação? Serão contratados palestrantes? Seguranças? Garçons?
Tente mapear as principais necessidades e endereçar todos estes custos em sua planilha, sempre levando em conta o número de inscritos de seu evento. Este mapeamento é crucial para que você saiba qual deverá ser, em média, o valor da inscrição por participante.
Terminada esta etapa, tente separar os itens planilhados em diferentes seções:
- Infraestrutura;
- Alimentação e bebidas;
- Contratação de serviço terceirizado;
- Material de marketing;
- E etc.
Isso ajudará tanto na organização financeira, como no mapeamento de comissões e divisão de tarefas na organização do evento. Além disso tenha, também, uma aba em sua planilha para reunir todos estes custos somados, de forma que você possa ter uma noção fácil dos valores finais de seu evento.
Após isso você deverá fazer com que certos valores sejam palpáveis e realistas, baseado em orçamentos e cotações. Se você vai contratar garçons, faça cotações em ao menos três empresas e coloque na planilha o custo que melhor condizer com o que você desejar. O mesmo serve para qualquer outro serviço terceirizado ou produto a ser comprado, tais como alimentos e bebidas.
Sempre negocie valores, tente mostrar que você irá adquirir grandes quantidades e busque fontes direta de fornecedores ao invés de mercados comuns, por exemplo. Assim fica mais fácil reduzir os valores e obter produtos a preço de custo.
Em seu orçamento, use e abuse de gráficos que façam sentido. Gráficos são poderosos e possuem a capacidade de juntar, em uma só imagem, conjuntos gigantescos de dados que reduzem o tempo de análise e auxiliam em comparações.
Por fim, você terá um planejamento financeiro à altura e estimativas sem achismo. Isso facilitará corte por áreas em detrimento de outras, a fim de que você decida, mais facilmente, onde irá canalizar o dinheiro disponível para a realização de seu evento.