É fato que organizar um evento é uma tarefa desafiadora, afinal, o processo de produção demanda um bom planejamento para que todas as etapas do projeto saiam como o planejado. É por isso que o sucesso do show, festa ou congresso, dependem exclusivamente de um bom briefing de eventos para que erros não sejam cometidos.
Neste artigo, vamos abordar os 3 erros mais comuns que devem ser evitados na hora de organizar um evento.
Confira!
1. Não definir um objetivo claro para o evento
Um dos principais erros cometidos na organização do evento é não ter um objetivo claro e mensurável em mente. Afinal, é a partir desse propósito que o organizador consegue definir se o projeto tem como característica informar, entreter, educar ou comemorar algo, definindo um planejamento alinhado com esse objetivo. Isso inclui a escolha do local, a decoração, o cardápio, o público-alvo e a programação do evento.
Para evitar esse erro, é importante definir os elementos-chave do projeto, como “qual o estilo do evento”, “qual o objetivo dele”, “quem é o público alvo” e “o que é necessário para atingir esse objetivo”. Isso auxiliará o organizador a guiar todas as suas decisões durante o planejamento do projeto.
2. Não conhecer o público-alvo
O sucesso de todo e qualquer evento é definido pela superação de expectativa do público-alvo, por isso, a necessidade de conhecê-lo. Para isso, é necessário que o organizador do evento faça um mapeamento das possíveis pessoas interessadas no projeto, para que ele possa fazer um melhor direcionamento de como o evento será feito.
Sugerimos, assim, que o organizador, junto às outras partes envolvidas no projeto, identifiquem as características demográficas do público como idade, gênero, localização, entre outros fatores decisivos. Além de considerar os seus interesses, comportamentos e hábitos.
3. Não contratar profissionais qualificados
Outro erro comum é tentar fazer tudo sozinho ou contratar pessoas desqualificadas para as funções do evento. Isso pode comprometer a qualidade do projeto e causa problemas que poderiam ter sido evitados.
Por exemplo, contratar um DJ amador pode resultar em falhas técnicas durante o evento e deixar as pessoas desconfortáveis. Por isso, a necessidade de contratar profissionais qualificados para a garantia de que tudo seja feito com excelência.
4. Não considerar o orçamento disponível
Outra coisa a ser evitada é a falta de consideração com o orçamento disponível para o início do planejamento do projeto. Isso pode levar o evento a gastos excessivos, falta de dinheiro para itens importantes e até mesmo à necessidade de cancelar o evento.
Portanto, antes de começar a planejar, defina um orçamentamento realista e faça uma lista de todas as despesas previstas. Sugerimos, também, que você considere todas as opções de produtos disponíveis e escolha somente àqueles que atendem as necessidades do evento.
5. Não escolher uma ticketeira boa para a venda de ingressos
A escolha de um bom software para a intermediação de organização e venda de ingressos é crucial para o evento dar certo. Afinal, escolher um ticketeira não profissional e de baixa qualidade pode levar a problemas como falhas no sistema de vendas, dificuldade de acesso dos ingressos pelos clientes, atrasos na entrada do público e até mesmo fraude.
Assim, ao escolher uma plataforma para a venda de ingressos, considere fatores como:
experiência;
suporte técnico;
facilidade de uso;
e taxas cobradas.
É importante considerar, também, que a ticketeira escolhida ofereça diversas opções de pagamento convenientes e seguras, como boleto bancário, cartão de crédito e pix. Isso facilitará a compra de ingressos pelos convidados, os deixando mais satisfeitos com o seu evento.
Para te auxiliar nessa etapa do planejamento, a Eventiza, plataforma de intermediação de organização e venda de ingressos, oferece ferramentas de gerenciamento, aplicativos para os organizadores e participantes do evento, relatórios de pedidos em tempo real e diversas outras funções para que o seu show, festa ou congresso sejam bem-sucedidos.
Conheça os nossos planos e veja como é fácil otimizar a organização e venda de ingressos do seu evento.
O briefing para eventos é essencial para a realização de qualquer show, festival, espetáculo, festa e congresso, já que funciona como um documento que servirá como um guia para execução de um projeto. A partir dele, se obtém informações precisas e claras sobre os objetivos, perfil do público, local, data, horário, formato e requisitos técnicos e logísticos do evento. Neste artigo, vamos definir o que é o briefing para eventos, a importância dele e fornecer um guia prático para a criação de um.
Por isso, já se acomode na sua cadeira e boa leitura!
O que é briefing para eventos
O briefing para eventos é um documento que contém todas as informações necessárias para planejar, organizar e executar um evento. Esse documento, que geralmente é criado pelo organizador, é compartilhado com todas as pessoas envolvidas no projeto (prestadores de serviço, fornecedores, patrocinadores e equipe de produção) para que todos possam ficar a par dos processos necessários para a realização do evento.
O briefing deve conter informações básicas como: objetivo do evento, local, público-alvo, orçamento, cronograma, quantidade de público, duração, data, serviços que serão oferecidos (A/B) necessidades técnicas, entre outras informações relevantes, funcionando como um guia para que todos os detalhes sejam considerados e nada seja esquecido.
Qual a importância de um briefing para eventos?
Como mencionamos acima, o briefing é um documento que contém todas as informações de um evento, portanto, ele é essencial para a garantia e sucesso do projeto. Afinal, sem ele, informações podem ser perdidas ou desencontradas, levando o evento a falhas na organização.
Dessa forma, o briefing se mostra importante por ajudar a alinhar todas as partes envolvidas no processo, garantindo que todos estejam a par das suas responsabilidades e obrigações para a organização do evento.
De forma prática, esse documento:
fornece uma visão geral e específica do evento, de modo que fique mais fácil atingir os resultados esperados;
ajuda a definir e controlar o orçamento do projeto;
melhora a comunicação entre todas as partes envolvidas, evitando falta de alinhamento;
diminui os retrabalhos, já que tudo está explicitado e com passo a passo;
e aprimora a organização do evento.
Prático, né? Por isso, a necessidade de um bom briefing para que o organizador e as outras partes do evento consigam ter resultados expressivos com o projeto.
Como criar um briefing eficiente?
1. Escreva as ideias gerais sobre o evento
Para a criação de um briefing bom e eficaz é necessário que, primeiro, o organizador do evento saiba responder questões gerais sobre o projeto para que o serviço entregue seja adequado e coerente.
Portanto, neste documento, é necessário que organizador estabeleça alguns elementos-chave, como:
qual o modelo do evento;
itens necessários dentro do modelo;
se o evento terá atrações;
onde ocorrerá;
e o horário que ele irá acontecer.
2. Defina o objetivo do evento
Após escrever os elementos-chave do evento, é necessário que o organizador defina o objetivo do projeto. O objetivo é a razão pela qual o evento será realizado e deve ser específico e mensurável. É importante, também, que todos os envolvidos estejam cientes do objetivo para que possam trabalhar juntos para alcançá-lo.
Por exemplo, em um evento corporativo, o objetivo pode ser aumentar o engajamento da equipe e a produtividade, oferecendo uma oportunidade para a equipe interagir e colaborar em um ambiente diferente do de trabalho.
Independente do segmento em questão, é possível definir metas macro ou micro, deixando, sempre, todos a par do objetivo desejado.
Importante ressaltar, também, que ao definir um objetivo é importante considerar o público-alvo e as necessidades e expectativas deles.
3. Identifique o público alvo
Para o sucesso do evento e um briefing de fato específico, é necessário identificar o público-alvo e suas expectativas acerca do show, festa ou congresso. Isso permite que as estratégias do evento sejam direcionadas especificamente para essas pessoas, de modo que elas fiquem satisfeitas com o que foi oferecido.
É essencial identificar as características demográficas do público, como idade, gênero, localização, entre outros fatores decisivos. Além de considerar os seus interesses, comportamentos e hábitos.
4. Defina o orçamento
Após identificar o público-alvo, é importante ter uma estimativa da verba disponível para a realização do evento. Isso é importante, pois o orçamento será o fator determinante para o escopo do projeto, ou seja, quais serão as atividades e recursos disponíveis para o evento.
Com essa definição e controle, é possível gerenciar de uma maneira mais eficaz os gastos que serão feitos, evitando o mau uso do dinheiro. É importante saber, ainda, que o orçamento é um investimento, de forma que o bom gerenciamento pode maximizar o retorno do que foi gasto.
5. Liste os requisitos técnicos e logísticos
Os requisitos técnicos envolvem aspectos como equipamentos, iluminação, som, vídeo, internet, entre outros elementos importantes para a realização do evento. Ao listar o que o projeto necessita para o seu bom funcionamento, é possível garantir que a equipe de produção esteja a par do que o evento precisa contratar para contar com um suporte técnico adequado.
Já os requisitos logísticos incluem aspectos como transporte, hospedagem, alimentação e segurança para os participantes, convidados e equipe de produção. Ao listar esses requisitos no briefing, é possível certificar que todos os envolvidos no evento tenham as condições necessárias para desempenhar suas funções de forma adequada e segura.
6. Defina os prazos e o cronograma
O briefing precisa conter, também, todas as informações referentes aos prazos e cronograma para as ações. Isso é fundamental para a garantia e sucesso do evento, já que o calendário de atividades auxilia a equipe a ter uma visão mais ampla do que precisam fazer e quais os prazos de entrega.
7. Defina como será a venda de ingressos
Caso o evento tenha lucro como finalidade, a venda de ingressos é uma das partes mais importantes do projeto, afinal, é a partir dela que o organizador e as outras partes do evento conseguirão obter a receita do projeto. Portanto, é fundamental que o organizador defina previamente como será essa venda. Atualmente, é possível fazer essa venda de tickets de maneira digital, de modo que o público-alvo tenha mais facilidade de compra ou de transferência de ingresso. Além disso, a venda online, ainda, possibilita que o organizador não gaste dinheiro com ingressos físicos, já que eles demandam um alto valor gráfico.
Perguntas frequentes sobre o briefing para eventos
Como escrever esse documento?
É preciso que o documento seja claro e conciso, fornecendo informações completas sobre todos os aspectos do evento, desde o objetivo até os detalhes técnicos e logísticos.
Além disso, o briefing, também, necessita de um cronograma fixo para o planejamento eficaz e uma execução sem atrasos.
É importante, ainda, que esse documento seja revisado e atualizado constantemente, para garantir que as informações não se misturem e se mantenham atualizadas.
Qual a diferença entre briefing e roteiro de eventos?
O briefing e o roteiro de eventos são dois documentos diferentes, mas que estão relacionados ao planejamento e organização de eventos. O briefing contém informações gerais sobre o projeto, com um cronograma do que deve ser feito até o dia do evento.
O roteiro, por outro lado, é um documento que contém a programação detalhada do evento, com horários, atividades, palestrantes, atrações, intervalos, entre todos os outros elementos que compõem a estrutura do projeto.
Em resumo, o briefing é um documento que segue uma linha mais ampla e organizacional e o roteiro é um documento mais específico, que descreve a programação de um evento.
Como a Eventiza pode te auxiliar no seu briefing para eventos?
A Eventiza é uma solução digital que promove a intermediação para a organização e venda de ingressos de eventos, sejam eles pagos ou gratuitos. Portanto, a plataforma auxilia organizadores a criarem e gerenciarem seus eventos de uma maneira mais simples e desburocratizada, sendo uma opção relevante para um projeto com mais sucesso de gerenciamento e retorno de investimento.
Atualmente vivemos em uma era extremamente conectada, onde uma simples conversa e o acesso à amigos e conhecidos está a nosso alcance através de poucos toques de dedo em uma tela de celular.
Assim, a tecnologia passou a ser empregada em diversos setores, a fim de facilitar suas práticas e burocracias. Com a organização de eventos não foi diferente! Hoje é possível, através da venda de ingressos online, evitar filas gigantescas, oferecendo formas fáceis e intuitivas de aquisição de ingressos, sob as mais diversas formas de pagamento existentes.
Muitas frustrações foram deixadas de lado, seus participantes não mais precisam se deslocar à pontos de venda, e seu evento pode ter um site exclusivo, contendo todas as informações necessárias para seus participantes, e você ainda não precisa se preocupar com a programação ou criação de uma plataforma para isso. Várias plataformas estão presentes no mercado e disponíveis para que você faça isso sem qualquer dor de cabeça.
A venda de ingressos online pode trazer vários benefícios, e neste post vamos citar alguns deles a fim de incentivar você, organizador de eventos, a abandonar a metodologia tradicional de gerência de eventos, e passar a empregar ainda mais tecnologias em seus congressos e shows.
Um primeiro ponto importante é a possibilidade de criar quantos tipos de ingressos forem necessários, sem que seu gasto aumente devido à isso. Você poderá dividir seus tipos de ingressos em grupos e/ou lotes da forma que achar conveniente e de maneira intuitiva.
Além disso, a venda online de ingressos te garante acesso à estatísticas de forma rápida e sem que você precise criar gráficos para acompanhamento de suas vendas. Eles já vem prontos! E te auxiliam a fazer previsões para futuros eventos, a fim de entender quais os horários e datas de maior venda.
O canal de comunicação com seus participantes também fica simplificado. Qualquer tipo de problema gerado antes, durante ou depois do processo de compra poderá ser resolvido sem que o participante precise se deslocar, pois você poderá conversar com todos eles de forma online, ou ainda disparar conjuntos de e-mails informativos à todos por custo zero!
Se os ingressos são vendidos online, então diversos procedimentos também poderão ser desburocratizados e serem feitos de forma virtual, como por exemplo o check-in de participantes, a fim de facilitar a entrada e evitar aglomerações no início de seu evento.
Todos estes benefícios, e muitos outros, estão presentes na nossa plataforma, o Eventiza. Contamos com uma plataforma preparada para receber o seu evento de forma segura e organizada, trazendo tanto para você organizador, quanto para seus participantes, uma experiência de usuário extremamente intuitiva e estudada para facilitar os processos mais recorrentes na realização de eventos.
Para eventos gratuitos, nenhuma taxa é cobrada, e para eventos pagos apenas uma taxa administrativa é cobrada em cada inscrição efetuada. Esse valor pode ser tanto absorvido, ou repassado para o seu comprador, de forma fácil e rápida.
Conheça os nossos planos e dê um up em sua venda de ingressos e estrutura de eventos. Qualquer dúvida fale conosco e estaremos de prontidão para responder seus questionamentos :).
É sabido de todos nós que, atualmente, as redes sociais estão entre os meios mais poderosos de comunicação existentes. Além disso, elas estão não apenas presente no nosso cotidiano, como também na palma das mãos de todas as pessoas.
Portanto elas são um meio importante de divulgação e já consolidadas na prospecção de inscritos e participantes para eventos. Além de ser um canal de comunicação direta com os futuros e atuais participantes, são também um meio bastante utilizado para anúncios gradativos e acompanhamento de etapas do evento, com o intuito de deixar ainda mais ansiosos aqueles que estão interessados no evento.
Assim, nesta postagem, vamos ensinar alguns passos importantes para divulgação de seu evento nas mídias sociais.
Pré-evento
Os momentos anteriores à divulgação de seu evento são de suma importância, e para isso é importante que tudo esteja planejado e organizado para o início das vendas. É indispensável que você tenha conhecimento de seu público-alvo, pois através dele você poderá saber como se comunicar com essas pessoas (linguagem empregada), e qual será o teor de sua divulgação (mais descontraída, ou voltada para o meio de negócios).
Além disso é importante ter em mente o número de pessoas esperado para o evento, quais serão os dados necessários para serem colhidos no formulário de inscrição de seu evento, e como vão estar distribuídos os seus ingressos, a fim de aquecer ainda mais a venda dos mesmos.
Divulgação
A divulgação deverá ser bem estruturada, focando especialmente naquilo que é mais importante para o público. Por exemplo, se é um congresso com palestras, essas palestras e os respectivos palestrantes deverão ter posição de destaque. Se é um evento religioso, talvez a religião de crença dos participantes deva ser um foco para a estruturação das mensagens e imagens de divulgação.
Além disso, é válido ressaltar que, quanto mais pessoas você tiver a intenção que participem de seu evento, mais antecedência deve ser dada para a venda dos ingressos. Para eventos mais simples recomendamos entre um mês, ou um mês e meio de antecedência. Para eventos maiores, acreditamos que três a quatro meses seja o ideal para iniciar a divulgação e as vendas.
Uma estratégia que recomendamos, e é que é bastante empregada por muitos organizadores, é a de sorteios. Tanto de inscrições, quanto de itens que possam, por consequência, ajudar na divulgação do evento.
Análise de estratégias empregadas
Mais importante que um pré-evento planejado e da divulgação realizada, é saber se todo este planejamento está retornando os resultados esperados. Assim, é importante, através dos próprios meios de divulgação, analisar o engajamento de seus participantes e analisar, semana a semana, se a quantidade de inscritos está condizente com o esperado no planejamento.
Se o resultado for adverso, é importante mudar as estratégias de divulgação (alterando imagens e textos para serem mais atrativos), ou ainda a forma de lidar e interagir com os participantes.
Nessas horas é válido fazer uso de ferramentas oferecidas pelas próprias mídias sociais, para realizar anúncios pagos de seu evento, a fim de aumentar o número de pessoas atingidas.
Recomendamos ainda que todos estes dados sejam armazenados para contrastar com futuras estratégias/eventos, a fim de se utilizar de aprendizado tais erros e entender outras questões problemáticas que podem ser evitadas no futuro.
Escolha de uma plataforma de eventos com inscrição online
Se o seu evento começa a ser anunciado com semanas de antecedência, e ainda trabalha com venda de ingressos, talvez efetuar essas vendas online seja um caminho extremamente eficaz.
Para isso, recomendamos que você utilize a nossa plataforma, o Eventiza, a fim de auxiliar você, organizador, na criação rápida e eficaz de seu evento com apenas alguns simples passos, e principalmente seus participantes, para que consigam acessar seu evento em qualquer dispositivo, melhorando ainda mais a sua divulgação.
Além disso, em uma plataforma como o Eventiza, você poderá ter o gerenciamento da lista de seus participantes, concentrando todos estes dados em apenas um local, e ainda contar com ferramentas, como o nosso aplicativo, para auxiliar no check-in de seus participantes, agilizando ainda mais o processo de recepção de seus participantes. Não temos dúvidas de que você irá ter uma surpreendente experiência e notará, com facilidade, os poucos passos que foram necessários para ter uma página exclusiva, com seu evento, e disponível para todos aqueles que você desejar!
Tudo pronto! Evento organizado, estratégias em dia, conseguiu patrocinadores, os palestrantes estão confirmados, mas … as inscrições não vão bem. E agora, o que pode ser feito para reverter este cenário?
Bem, existem diversas abordagens para melhorar o número de participantes e prospectar mais pessoas para o seu evento, e para isso vamos dar algumas dicas de ouro!
Convide palestrantes e personalidades importantes
Isso, sem dúvida, é um dos maiores motivos da ida de muitas pessoas, à muitos eventos. Quem não tem o sonho de conhecer alguma pessoa específica, ou ainda se identifica bastante com certas personalidades existentes por aí?
Isso fará, com certeza, com que muitas pessoas compareçam ao seu evento, ainda que a ida deste palestrante, por exemplo, não estivesse nos seus planos desde o princípio.
Isso pode ser utilizado para dar mais visibilidade ao seu evento, e também para trazer outros propósitos para a ocasião. Como consequência o seu evento poderá abranger outros tipos de público, contar com personalidades que, através de seus próprios meios, também divulgam sua participação em eventos, e no fim das contas todo mundo sai ganhando.
Divulgação online e anúncios pagos
As redes sociais são, sem dúvidas, um dos carros chefe para divulgação de qualquer trabalho ou evento, atualmente. Além disso, através de diversas mídias, como por exemplo o Facebook, você pode inclusive selecionar o nicho para o qual você quer divulgar aquele respectivo anúncio.
Assim, para esta ocasião é importante destinar algum tempo de estudo para conhecer melhor estas ferramentas, como o Instagram, por exemplo, a fim de que seu dinheiro não seja investido sem retorno, ou seja, você consiga criar anúncios da forma mais eficaz possível, abrangendo as pessoas que realmente importam para a sua ocasião, pessoas que se interessem pelo seu evento.
Promoções, sorteios e ansiedade do público
Uma outra maneira de angariar inscritos para seu evento é provocar as pessoas, estimulando-as a fazer marketing para o próprio evento (aumentar a cadeia de divulgação), tal como a realização de sorteios onde a participação é garantida com a marcação de amigos em redes sociais, ou ainda provocar ansiedade em seu público, dando informes urgentes acerca das inscrições.
Lotes promocionais (com poucas vagas) costumam ser certeiros para este tipo de ocasião. Geralmente esgotam rápido e muitas pessoas compram, muitas vezes já sabendo que vão repassar este ingresso à outra pessoa.
Kits para certos grupos de inscritos também costumam não falhar, ou seja, um um conjunto com camiseta, caneta e outros adornos, porém limitados, costumam estimular seus participantes a efetuar a inscrição o quanto antes, a fim de garantir o deles.
Com estas dicas, não temos dúvidas de que você conseguirá impulsionar suas vendas e obter o sucesso que deseja!
A sustentabilidade é uma responsabilidade que depende de um trabalho cotidiano e conjunto entre pessoas e empresas para que tudo aconteça dentro daquilo que se entende por ideal.
Na realização de eventos, a consciência sustentável também é naturalmente importante e não pode ser deixada de fora. Através de algumas dicas, vamos dar sugestões de como fazer com que seu evento, além de tudo, seja também sustentável e como você pode executar este plano de ação em pouquíssimos passos.
1. Kits recicláveis
O uso de descartáveis polui muito, então sugerimos que os kits distribuídos sejam totalmente sustentáveis. Bloco de notas feitos de papel reciclável, copos para uso ao longo de todo o evento e de boa durabilidade (material de fibra de bambu), canetas ecológicas feitas de material reciclável e muitos outros são excelentes pedidas para montar um kit bacana para seus participantes, sem perda de qualidade e estimulando a sustentabilidade.
2. Divulgação e comunicação virtuais
Vai imprimir panfletos e banners? Porque não usar papel reciclado ou ainda algo que obedeça os padrões de proteção ambiental? Caso não goste da ideia, o ideal mesmo é ir pelo caminho virtual: aplicativos, plataformas para compartilhar e divulgar online (instagram, facebook e etc), websites e outros. Tudo isso ajudará a diminuir a poluição e fazer com que seu evento seja ainda mais admirado por seus participantes, dada a iniciativa.
3. Evento digital
Evento sustentável = evento digital. Um dos grandes pilares da sustentabilidade, nos dias de hoje, sem dúvidas é a tecnologia, e disponibilizando o seu evento com inscrições online, sem dúvidas contribuirá e muito para a sustentabilidade do mesmo. Isso lhe auxiliará diretamente na redução de papel impresso para os ingressos (que em geral são muitos), contribuindo diretamente na redução de lixo gerado.
Além disso você poderá utilizar esta mesma plataforma digital para proporcionar um feedback aos seus participantes, dizendo quais foram os benefícios obtidos para a sociedade, em termos de sustentabilidade, o que poderá estimular e criar uma corrente para que outras pessoas também criem os seus eventos e os gerenciem de forma sustentável.
No mais, você poderá incentivar a questão sustentável em processos de preparo alimentício, limpeza do ambiente, economia do uso de água, adoção de transportes alternativos, como forma de se diminuir a emissão de CO2, e muito mais.
O que achou das nossas dicas? Coloque-as em prática agora mesmo e caso encontre mais formas de melhorar essa idéia, fale conosco e sem dúvidas faremos novas postagens sobre o tema. Um mundo bem melhor é, sem dúvidas, um mundo ecológico e sustentável.
A criação de cupons de desconto é um recurso muito valioso e utilizado por vários organizadores de eventos para diferentes propósitos.
Primeiramente é válido explicar que um cupom de desconto consiste de um código simples que, ao ser inserido por um participante, fará com que o valor final de sua compra seja reduzido. Eles valem e muito a pena serem utilizados em eventos realizados junto à venda de ingressos online (como é o caso da Eventiza) e aqui vamos citar alguns motivos para que você utilize isto a seu favor e consiga alavancar ainda mais a venda de seus ingressos.
1. Viralizar o evento
Códigos promocionais tendem a ser repassados entre várias pessoas rapidamente. Isso é, basicamente, uma divulgação grátis que você ganha para seu evento, podendo melhorar suas vendas e trazer novos inscritos. Além disso cupons de desconto podem ser ofertados para diferentes categorias de inscritos, a fim de incentivar grupos específicos de pessoas (com mais pessoas, por exemplo) a marcarem presença na ocasião, unicamente por estarem de posse de um código que barateie sua inscrição.
2. Impulsão de vendas
Cupons de desconto são estratégias clássicas em diversos setores. Naturalmente seu uso impulsiona vendas, pois muitas vezes eles são limitados (definido pelo organizador) e isso induz muitos participantes à sensação de que aquele cupom pode em algum momento acabar, e portanto devem concretizar sua compra o quanto antes. Isso faz com que sua receita inicial aumente, e que você tenha mais segurança, logo no início de suas vendas, com relação à quantos participantes efetivamente participarão da ocasião.
3. Fidelização
Essa ferramenta pode ser utilizada, também, como forma de fidelizar certos segmentos de clientes ao seu evento, especialmente se ele for recorrente e tiver um nome fixo, variando apenas sua edição, por exemplo. Se um determinado grupo (alguma empresa), sempre marca presença e faz a diferença durante o seu evento, você pode criar um cupom de desconto fixo, que dê a garantia à esses clientes especiais de um valor menor e condições melhores, a fim de que eles sempre se sintam prestigiados e criem uma relação de parceria para com o evento.
Além destes itens existem diversas outras aplicabilidades dos cupons de desconto, que podem beneficiar a divulgação e venda de ingressos de seu evento. Utilize este recurso com sabedoria e você perceberá, em pouco tempo, o quão valioso ele pode ser em seu planejamento.
Um dos principais cuidados a ser tomado na realização de evento diz respeito ao planejamento financeiro do mesmo. Os produtos que serão necessários, a infraestrutura do local, materiais de divulgação e muitas outras coisas fazem parte do orçamento de seu evento, e precisam estar planejados de acordo com sua disposição de gastos.
Assim, um orçamento se faz necessário, e quanto mais detalhado ele for, melhor! O primeiro passo é ter uma noção inicial do quanto você pode despender em custos, de acordo com o tamanho do evento planejado.
Para isso, você precisará mapear a quantidade de participantes esperada, produtos por participante que serão comprados (comida, brindes, bebidas e etc), locação de ambiente e etc. Em suma, uma previsão de custos que pode variar em algum percentual tanto para mais, quanto para menos.
Após isso, é necessário destinar verba à gastos secundários, e que podem variar de evento para evento. É um evento fechado, ou aberto ao público? Portanto, quanto será gasto com divulgação? Serão contratados palestrantes? Seguranças? Garçons?
Tente mapear as principais necessidades e endereçar todos estes custos em sua planilha, sempre levando em conta o número de inscritos de seu evento. Este mapeamento é crucial para que você saiba qual deverá ser, em média, o valor da inscrição por participante.
Terminada esta etapa, tente separar os itens planilhados em diferentes seções:
Infraestrutura;
Alimentação e bebidas;
Contratação de serviço terceirizado;
Material de marketing;
E etc.
Isso ajudará tanto na organização financeira, como no mapeamento de comissões e divisão de tarefas na organização do evento. Além disso tenha, também, uma aba em sua planilha para reunir todos estes custos somados, de forma que você possa ter uma noção fácil dos valores finais de seu evento.
Após isso você deverá fazer com que certos valores sejam palpáveis e realistas, baseado em orçamentos e cotações. Se você vai contratar garçons, faça cotações em ao menos três empresas e coloque na planilha o custo que melhor condizer com o que você desejar. O mesmo serve para qualquer outro serviço terceirizado ou produto a ser comprado, tais como alimentos e bebidas.
Sempre negocie valores, tente mostrar que você irá adquirir grandes quantidades e busque fontes direta de fornecedores ao invés de mercados comuns, por exemplo. Assim fica mais fácil reduzir os valores e obter produtos a preço de custo.
Em seu orçamento, use e abuse de gráficos que façam sentido. Gráficos são poderosos e possuem a capacidade de juntar, em uma só imagem, conjuntos gigantescos de dados que reduzem o tempo de análise e auxiliam em comparações.
Por fim, você terá um planejamento financeiro à altura e estimativas sem achismo. Isso facilitará corte por áreas em detrimento de outras, a fim de que você decida, mais facilmente, onde irá canalizar o dinheiro disponível para a realização de seu evento.
Em geral patrocinadores são peça importante na realização de eventos tanto para auxílio financeiro e custeio de gastos iniciais, quanto para auxiliar na estratégia de divulgação.
Estes patrocinadores inclusive ser empresas de algum ramo específico que podem, por exemplo, auxiliar na infraestrutura de seu evento, ofertando disponibilidade de local, alimentação, bebidas, utensílios para realização de alguma atividade e etc.
Portanto nesta postagem vamos dar algumas dicas de como captar patrocinadores de forma eficaz.
Planejamento e propósito do evento
Saber que seu evento está bem planejado, organizado e com um propósito bem definido são fatores cruciais para que uma empresa o veja com seriedade e tenha confiança a ponto de patrociná-lo.
Portanto sugerimos que você tenha seu cronograma e custos do evento bem definidos, registrando expectativas de lucro, a fim de trazer credibilidade à proposta para que uma empresa possa patrocinar seu evento.
Se o evento tiver cunho beneficente, melhor ainda! Muitas empresas se interessam em ter seus nomes vinculados à essa causa, então sempre ressalte estes fatores em sua proposta, afinal fazer filantropia é ótimo e todo mundo ganha com isso!
Empresas relacionadas com o propósito do evento
Captar patrocinadores para seu evento fica mais fácil se eles estiverem relacionados com o propósito do seu evento. Contacte cada um dos possíveis patrocinadores e verifique com qual setor conversar para uma possível parceria e redução de custos como patrocínio, por exemplo.
Esses patrocínios podem acontecer tanto através de dinheiro, diretamente, mas principalmente por meio do oferecimento de produtos à preço de custo, ou ainda barateamento em seu valor final. Isso é muito comum em festas que oferecem bebidas e/ou comidas, e consegue-se patrocínios de empresas gigantes, a qual em troca pede a exposição de sua marca, de acordo com as próprias determinações dela.
Benefícios ao patrocinador
Conseguir um patrocinador fica ainda mais fácil se você souber como convencê-lo, dizendo o que ele ganhará patrocinando o seu evento, concorda?
Nessa hora é importante deixar claro o que ele, potencialmente, receberá em troca colocando sua marca junto ao seu evento, por exemplo: ganhar clientes, algum espaço para divulgar seus produtos, atrelar seu nome junto à benfeitorias, aumento indireto de suas vendas, e etc.
Como muitas vezes não é possível conseguir diretamente o dinheiro, vocês podem estabelecer uma relação de parceria onde ele, pode, também, oferecer brindes/produtos aos seus participantes (que sejam interessantes ao seu evento), em troca de ter seu nome divulgado.
O objetivo, no fim das contas, é que ambos saiam ganhando e as relações estejam estabelecidas da forma mais profissional possível. Use e aproveite estas dicas ao máximo! Não temos dúvidas de que elas serão de grande ajuda durante o período em que você estiver prospectando patrocinadores.
Organizar eventos nem sempre é uma tarefa simples e fácil, especialmente se o congresso for de grandes proporções. Assim, é necessário tomar cuidado em diversas atitudes tomadas ao longo do planejamento do evento, como por exemplo cuidados com custos, com fornecedores (verificar sua credibilidade e confiança), divulgação, dentre outros.
Pensando nisso preparamos uma lista com três erros comuns que devem ser evitados, a todo custo, para garantir o sucesso de seu evento e evitar que manobras, de última hora, tenham de ser executadas. Aí vão eles:
Divulgação incorreta e sem objetivo
Talvez o principal pilar do sucesso de diversos eventos, uma divulgação ineficiente e incorreta pode custar muito caro na realização de seu evento. O primeiro passo é mapear seu público alvo e endereçá-lo através dos meios de comunicação corretos.
Seu público se faz mais presente em redes sociais ou em rádios de comunicação? É melhor investir em folders e banners, ou em campanhas de anúncios pagos? Perguntas como essas são indispensáveis de ser respondidas para uma estratégia de marketing eficaz.
Além disso é importante notar que aprendizados novos são sempre bem-vindos, e quebrar barreiras através da aceitação do uso de novas tecnologias é imprescindível. Muitas agências digitais podem te auxiliar nesse processo, dando opiniões, consultorias e auxiliar diretamente no seu objetivo.
Quanto mais cabeças pensando, erros simples são mais facilmente vistos e as chances de acerto também aumentam.
Não uso de plataformas de gerenciamento de eventos
A organização de um evento, mesmo que simples, pede naturalmente um planejamento e organização de diversas tarefas, como por exemplo: gerenciamento da listagem de pessoas inscritas, administração das receitas advindas de inscrições, divulgação de conteúdo online, uma página para que pessoas possam consultar informações básicas do evento, obtenção de informações dos participantes para determinadas ações ao longo do evento, envio de e-mails e mensagens para informar a todos de algum imprevisto ou novidade e muito mais.
Atualmente existem muitas plataformas que contam com todos esses benefícios, por custos muito baixos e que compensam, e muito, os benefícios obtidos com a organização e facilidade do gerenciamento de informações.
O não uso de uma plataforma assim, nos dias atuais, pode ser um erro grave, dada a quantidade de informações que podem ser canalizadas em uma única ferramenta, proporcionando a você, organizador de evento, a liberdade de se preocupar com questões que realmente importam e impulsionam a venda de seus ingressos.
Falta de planejamento organizacional
Sem planejamento, sem evento. Para que você tenha um evento de sucesso, é necessário organização em primeiro lugar. Precisa-se levantar as necessidades de infraestrutura da ocasião, averiguar a lista de fornecedores necessários (e sua credibilidade) para os produtos que precisarão ser comprados, analisar aspectos de divulgação, separar a equipe organizadora em comissões para assuntos determinados e inerentes ao evento, e etc.
Além disso é importante destacar que as pessoas que estão trabalhando precisam estar comprometida com as suas tarefas, especialmente em caso de imprevistos. Todos precisam cumprir com os devidos prazos, contar com planos B para eventuais imprevistos e trabalhar em conjunto, sempre informando aos demais de seu time das dificuldades correntes e das metas que já foram atingidas.
Estes são alguns dos principais erros, mas é claro que existem muitos outros. Fique atento à cada passo dado pela sua equipe, acompanhe os resultados e esteja sempre munido de estratégias alternativas para tudo aquilo que for crucial ao seu evento. Quanto mais você se antecipar aos possíveis erros e imprevistos, menor são as chances de seu evento dar errado ;).
